Bra möten ger energi och entusiasm. Men många möten fungerar på motsatt sätt. Hur kommer det sig? ”Möten är lite onödigt förtalade”, menar Patrik Hall, professor vid Malmö universitet, som forskat om saken.

Många klagar över sina möten. Möten upplevs inte alltid som särskilt viktiga. Det är inte ovanligt att medarbetare jobbar med något annat, tittar på sina mobiler eller helt uteblir. Samtidigt består arbetslivet av allt fler möten. Många nya yrkesroller, som samordnare, strateger och projektledare, är mötestunga. Chefer har alltid suttit i många möten, och det finns tecken på att antalet möten ökat också för dem.

En del lägger halva arbetstiden, eller mer, på att sitta i möten.

– Strateger och samordnare är inriktade på att organisera och för att organisera måste man ha mycket möten. Strateger som jobbar i den kommunala stuprörsförvaltningen måste ha möten för att få kollegor intresserade av deras perspektiv, säger Patrik Hall. 

Handlar om att förstå

”Byråkrater har lika många ord för möten som inuiter har för snö”, har Patriks medförfattare Malin Åkerström från Lunds universitet uttryckt saken. Kanske fler än så, menar Patrik. Det är inte heller alltid möten kallas för möten. Som gränspoliser, som kallade sina möten utomlands för ”power weeks”. Vissa riggar förmöten – ett möte innan mötet. Eller avstämningar, strukturmöte, lunchmöten? Listan blir lång.

Många känner igen bilden av långa, trista möten som inte verkar leda någonstans.

– Men en hel kommun eller jättestor organisation rör sig förtvivlat långsamt. Då kan mötena handla om att man försöker orientera sig i organisationen, säger Patrik Hall.

Bygga organisation – eller terapi

Många möten handlar också om att hålla ihop organisationen och påminna de anställda om vilken organisation, avdelning eller enhet de tillhör. Gemenskap och identitet är själva syftet, inte att fatta beslut. 

– I detta blir en del frustrerade. Varför sitter vi här? Avdelningsmöten är ett sådant exempel som många upplever som meningslöst. Då handlar mötena om att påminna de anställda om att de är en del av en organisation, säger Patrik Hall.

Långa möten kan också vara närmast terapeutiska.

På möten kan man få beklaga sig och få bekräftelse från kollegor vilket är en slags terapi. Även om man kanske fattar få beslut längs vägen.

Patrik Hall, professor vid Malmö universitet

Hur får vi då bättre möten? Ett sätt kan vara att inte alltid per automatik boka in möten som är en timme eller två timmar långa. Sådana möten tenderar att löpa linan ut fastän deltagarna egentligen blir klara tidigare.

Jämlika möten vägen framåt

Allra viktigast för att få engagerande och entusiasmerande möten är att ha jämlika sådana.

– När du har möten med kollegor på samma nivå får du som professionell diskutera med andra om olika frågor som engagerar dig. Möten med personer på högre nivåer i organisationen väcker istället känslor av meningslöshet. Det finns alltid en subtil maktkamp mot organisationens ledning, säger Patrik Hall.

Så varför dissar vi möten så mycket? Kanske handlar det inte om mötena i sig.

– Ofta handlar det om att man känner sig marginaliserad. Man känner att man saknar inflytande och position. Då tycker man inte att det blir bättre trots alla möten och mötena i sig orsakar ännu mer frustration, säger Patrik Hall.

Text: Ellen Albertsdottir

Om forskningen

Boken ”Mötesboken: Tolkningar av arbetslivets sammanträden och rosémingel” är skriven av Patrik Hall, Malmö universitet, och Vesa Leppänen och Malin Åkerström från Lunds universitet. Mötesforskningen är i sin linda men utgångspunkten är att möten är ett centralt inslag i modernt arbets- och organisationsliv som forskarna ville veta mer om. En ny metod som utvecklades inom projektet är kalenderreflektionen – där de lät intervjuade chefer och avdelningsföreståndare reflektera över sina möten via sina kalendrar. Undersökningen är finansierad av Forte.