Om webbplatsen

Vi behandlar personuppgifter för att uppfylla vårt uppdrag som statlig myndighet och universitet, det vill säga forskning, utbildning och samverkan med samhället. Vi gör det också för att granska och utveckla vår verksamhet och för att följa svensk lag.

All behandling av personuppgifter inom universitetet sker för att i något led främja dessa ändamål. Behandlingen måste även ha rättslig grund. Endast de personuppgifter som behövs för ändamålet ska behandlas.

Mer detaljerad information om hur just dina personuppgifter behandlas får du som medarbetare, student eller utomstående intressent via din lärare, chef eller forskningsledare vid Malmö universitet. Upplever du att du inte har fått information från dem kan du kontakta lärosätets dataskyddsansvarige, se kontaktuppgifterna längst ner på sidan.

Vid Malmö universitet finns det olika anledningar till att vi behandlar dina personuppgifter. De vanligaste anledningarna är att du är student, forskare, anställd, patient, deltagare i en konferens eller annat evenemang, att du söker en tjänst, kontaktar eller samarbetar med universitetet.

Den mesta av denna information samlar vi in direkt från dig. I vissa fall samlar vi även in uppgifter från andra källor, exempelvis Skatteverket eller Centrala studiestödsnämnden.

Vilken information vi behandlar beror på anledningen till att vi behandlar dina personuppgifter, men det kan vara fråga om bland annat följande:

• Kontaktinformation som namn, adress, telefonnummer och e-post. Personnummer behandlas när det behövs för att säkert kunna fastställa din identitet eller för att samordna dina uppgifter mellan system för att säkerställa enhetlighet i informationen om dig.
• Bank- och annan ekonomisk information för att betala ut pengar eller fakturera.
• Personuppgifter som inhämtats inom ramen för deltagande i en forskningsstudie.
• Information om studieresultat och annan information om dina studier vid Malmö universitet.
• Information som vi behöver om dig som är patient, antingen vid tandvård eller besök hos studenthälsan.
• Information om hur du använder våra webbplatser, i syfte att förbättra användarvänligheten på dem, exempelvis via kakor.
• Information vid deltagande i konferenser eller kurser.
• Personuppgifter som behövs vid anställning eller om du söker en tjänst.

Malmö universitet ska se till att behandling av personuppgifter skyddas av lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder. Åtgärderna ska vara sådana att de säkerställer en säkerhetsnivå som är lämplig i förhållandet till risken med behandlingen. Säkerhetsaspekterna ska innefatta konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet samt ett adekvat tekniskt skydd. Det kan exempelvis vara att endast en behörig person har tillgång till uppgifterna, att uppgifterna krypteras, att de lagras i särskilt skyddade utrymmen och att kopia på behandlingen tas. Malmö har ett utbyggt ledningssystem för informationssäkerhet som löpande granskar alla administrativa system där man genomför risk- och sårbarhetsanalyser, klassificerar informationen, kartlägger systemberoenden och följer upp det praktiska arbetet.

Mycket av den information som finns vid Malmö universitet utgör allmänna handlingar. Om dina personuppgifter finns i en allmän handling, kan alla som begär ut den allmänna handlingen ta del av dina personuppgifter, om inte sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) hindrar detta.

Utöver detta kan dina uppgifter lämnas ut till universitetets samarbetspartners inom forskningsprojekt, till leverantörer eller till andra parter som behöver ta del av dem till följd av avtal mellan Malmö universitet och dig, på grund av en uppgift av allmänt intresse, som ett led i myndighetsutövning eller på grund av en rättslig förpliktelse som lärosätet har.

En uppgift av allmänt intresse är en uppgift som Malmö universitet måste uppfylla enligt lag eller beslut med stöd i lag, men som inte direkt ingår i universitetets myndighetsuppgifter.

Vid överföring till annan part vidtar Malmö universitet alla rimliga juridiska, organisatoriska och tekniska åtgärder som kan krävas för att skydda dina personuppgifter. Du kommer att få information om vi planerar att lämna ut information om dig till andra organisationer.

Malmö universitet kommer inte att överlämna personuppgifter till andra parter utan rättsligt stöd.

Vi sparar dina personuppgifter endast så länge som ändamålet med behandlingen kräver, eller så länge som krävs i lag.

• Om du till exempel är anställd behandlar vi dina personuppgifter så länge det behövs för att administrera anställningsförhållandet.
• Om du är student behandlar vi dina personuppgifter så länge du är knuten till Malmö universitet. I praktiken betyder detta sex månader efter senaste kursregistreringen avslutats om du inte meddelar oss tidigare.
• Om du är deltagare i en studie behandlar vi dina personuppgifter så länge som det behövs för att säkerställa forskningens kvalitet.

Vad gäller allmänna handlingar hanteras personuppgifter i dessa i enlighet med vad som gäller enligt tryckfrihetsförordningen (1949:105), arkivlagen (1990:782) samt Riksarkivets föreskrifter. I många fall innebär detta att dina personuppgifter kan komma att sparas i mellan fem år och för all framtid i Malmö universitets arkiv.

Malmö universitet kan komma att föra över personuppgifter till tredje land utanför EU/EES, framför allt när det gäller internationella forskningsprojekt. Universitetet kommer då att vidta alla rimliga juridiska, organisatoriska och tekniska åtgärder som krävs för att uppnå en adekvat skyddsnivå för dina personuppgifter. Du kommer dessutom att bli informerad om detta. Personuppgifter kan också komma att föras över till tredje land i samband med upphandlade IT-tjänster men universitetet kommer endast att göra så om säkerheten för uppgifterna kan garanteras.

Om du har frågor om dataskydd kan du alltid kontakta din kontaktperson vid Malmö universitet, den ansvariga för ett projekt eller en kurs, eller någon av de personer som arbetar med dataskydd, se nedan.

Tjänsten ”IDS Malmö universitet” är till för anställda, studerande och besökare. Tjänsten tillhandahåller uthämtning och administration för ditt användarkonto vid Malmö universitet.

Överföring av personuppgifter

Personuppgifterna från identitetsutfärdaren (din inloggningstjänst) används för att verifiera din identitet så att du får tillgång till ditt användarkonto på Malmö universitet.
I samband med inloggning i denna tjänst begärs följande personuppgifter från den identitetsutfärdare du använder:

• Personnummer eller samordningsnummer

  Syftet är att veta vem som loggar in.
  Teknisk representation: norEduPersonNIN, personalIdentityNumber och schacDateOfBirth

• Förnamn och efternamn

  Syftet är att få namn på den som loggar in.
  Teknisk representation: givenName och sn

• Kontots tillitsprofil

  Syftet är att få veta vilken tillitsprofil den inloggades konto har
  Teknisk representation: eduPersonAssurance

• E-post

  Används för att kontakta dig och för att veta vem den inloggades konto är när personnummer och samordningsnummer saknas.
  Teknisk representation: mail och mailLocalAddress

• Unik identifierare

  Syftet är att koppla det inloggade kontot med användarekontot på Malmö universitet.
  Teknisk representation: eduPersonPrincipalName

• Affiliering

  Syftet är att veta vilken behörighetsnivå den inloggades konto har
  Teknisk representation: eduPersonAffiliation

I kombination med ovanstående personuppgifter kan dessa användas för att unikt identifiera en person.

Övrig behandling av personuppgifter i tjänsten

Är du anställd så kommer mer information hämtas från Malmö universitets lönesystem, är du studerande så kommer mer information hämtas från Ladok. Information om ditt konto sparas i Malmö universitets identitethanteringsdatabas.

Överföring av personuppgifter till tredje part

Vid beställning av multikort så skickas namn, personnummer och leveransadress till tredje part.

Rättslig grund

Användaren sluter ett avtal i samband med att den hämtar ut kontot. Användarkontot är en förutsättning för att kunna arbeta eller studera på Malmö universitet.

För att kunna genomföra vårt myndighetsutövande på ett rättssäkert sätt måste vi kunna verifiera att det är rätt person som registrerar sitt användarkonto.

Rätt till registerutdrag, rättelse och radering av personuppgifter

För registerutdrag, rättelse och radering av dina personuppgifter, kontakta IT-service.
Rättelse av personuppgifter som överförts i samband med registrering gör studenter i det studieadministrativa systemet Ladok och personal som önskar rätta personuppgifter gör det i lönesystemet.

Rensning av personuppgifter

Uppgifterna bevaras i enlighet med Förordning (1993:1153) om redovisning av studier med mera vid universitet och högskolor.

Personuppgiftsansvarig

Ansvarig för behandlingen av personuppgifter är Malmö universitet, epost: dataskyddsombud@mau.se.

GÉANT Data Protection Code of Conduct

Denna tjänst följer det internationella ramverket GÉANT Data Protection Code of Conduct för överföring av personuppgifter från identitetsutfärdare till tjänsten. Ramverket är avsett för tjänster i Sverige, EU och EES som används inom forskning och högre utbildning.

GÉANT Data Protection Code of Conduct